書摘：『Google時代一定要會的整理術』

連結人腦、人性、科技，有效掌握資訊與思緒。

作者：梅瑞爾、馬丁 (Douglas C. Merrill、James A. Martin) 譯者：胡琦君 出版社：天下文化 出版日期：2010年11月30日

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認識你的大腦

原則1：妥善管理你的生活，以減輕腦部負擔。
原則2：趕緊把資訊從腦袋中移出，越快越好。
原則3：同時處理多項任務，通常只會讓你更沒效率。
原則4：用故事來記事情。

    在任何時候，你的腦部注意到的東西，遠比你實際察覺的還多。而我們的短期記憶，一般一次僅能容納5~9件事，而要變成長期記憶，要透過「編碼encoding」，它會改變原有的形式。所以你可以透過背誦記起一串電話號碼，但問你第五個數字是啥，你卻得重頭數。因為大腦是以當初編碼方式來擷取同一段資訊，故若要換個方式拿，就會找不到。因此，我們要善用「故事」情境來進行記憶。所以，我們常用回想情境的方式，來喚醒過去的記憶。一旦故事有脈絡可循，將讓我們更容易記住資訊。

原則5：就算某件事有一貫做法，也不表示那是最是當的。
原則6：知識不是力量，分享知識才是力量。

    不論你是在職場或是生活上想順利，就要學會跟人分享而不藏私。這樣你將做得更好。去成立一個團隊，將比自己單打獨鬥好。和別人合作，最好是那些跟你不同的人，一起聯手對付棘手問題。

原則7：你要克服的是真實的限制，而不是假想的限制。
原則8：對自己全然誠實，但別預設立場。
原則9：知道何時該忽視你的限制。

    撥出幾分鐘，整理出妨礙你做事效率的限制。甚至可以花更多時間去採用360度績效評估法。由你的同事、部屬和上司對你的績效提出看法。交叉比對自己對自己強項、弱項的看法。有助於我們看清自己的行為模式。但有些個人的限制是無法避免的(根性!?)，但我們可以試圖去降低影響。
    但必要時也要嘗試忽視自己的限制，因為逃避將阻斷了你創新或全新體驗的機會。
    所以要先權衡自己的技能和資源(或可得的援助)，而且在大多數時候，恐懼是你我最該忽視的限制。但別讓壓力影響了你的腦力，試著防範於未然，危機爆發時，你才能更從容應對。

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掌握人性的特質

原則10：在發動引擎前，清楚知道你要去哪裡，又要怎麼去。
原則11：達成目標的方式不只一種，要懂得變通。

    有了明確的目標(以及行動計畫)，之後你所做的每件事才會有脈絡可循。但對達成目標的方式則不要設限。甚至要懂得調整目標。變通之後，才能看到全新的選擇。而當你不知目標是否可行時，可以上網參考別人的前例。看看有沒有遇到相同的問題，花點時間到你信賴的網站，但千萬不要沉迷其中。或是將所以想法的正反意見標上分數，找出高分的那端…。然後過兩天再重新檢視一次。這樣你才能更看清你的真正目標。知道甚麼要做，甚麼不用做；最後做出決定。

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謹慎選擇該記住的事情，不讓腦力浪費在不該記的事物上

    整理術會因人而異，但不要因為過去習慣怎麼做，現在就得那麼做；放開對過往情感的依賴。請依你實際的需求，才能讓你真的變得更有效率。所以挑選出適合你自己的工具。但在決定前先問問自己，我為何需要？ 在何時？何地？如何用？是否要和人分享？這將幫你找出適合你的方法。

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全新整理術：善用雲端科技

原則12：資料不用歸檔(電子化後)，靠搜尋就好

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Google Search

GOOGLE 搜尋密技 1

技巧	範例	說明
多個詞	paris hotel	任一詞出現
多個詞加引號	"paris hotel"	同時以此型態出現的字詞
多個詞加引號 加~	"paris hotel"~affordable	同時以此型態出現的字詞，在加上用~後的詞形容(所有同義字)
多個詞加引號 加 OR(限定大寫)	"paris hotel" affordable OR cheap OR budget	同時以此型態出現的字詞，在加上 相關指定形容詞
多個詞加引號加 -	"paris hotel"-france	(不在法國的巴黎飯店) 同時以此型態出現的字詞，但排除特定字
多個詞加引號加 site:	"paris hotel" site:www.abc.com	同時以此型態出現的字詞且為在特定網站內的
多個詞加引號加 filetype:	"paris hotel" filetype:xls;	同時以此型態出現的字詞且為指定格式檔案

GOOGLE 搜尋密技 2

技巧	範例	說明
換算 (xxx in xxx)	twd in usd	匯率
	1 pound in ouncess	度量衡
時間	time paris	現在的巴黎時間
氣候	weather paris	現在的巴黎天氣
地圖	輸入地址	會出現 google map
翻譯	translate.google.com	小編：還可善用其他家的，或瀏覽器附贈的網頁翻譯
定義 define	define discombobulated	查指定 單字 的定義
計算	7*8+100=	直接輸入=後即會算出
電影時刻	台北 忠烈楊家將	直接輸入 城市 電影名稱

GOOGLE 搜尋密技 3: 桌面搜尋

原則13：唯有真正需要的東西才記進腦子裡。
原則14：將大體積的東西拆解成數個小單位 (大篇的文章，找出關鍵字)。
原則15：每週空出時間再次審視重要資料。
原則16：世界上沒有一套整理系統是十全十美的。
原則17：盡可能使用你熟知的工具。
原則18：在你的電子資料添加關鍵字詞，讓你日後更容易找到。

透過「過濾」將不需要編碼的資料排除在外。另如隨時將資訊隨時分成兩類【會用到、不用理會】，再將會用到的資料，分成(重要、不重要)。然後，每周花時間將當周重要資料重讀一次，並摘錄出關鍵字。也可善用傳統的紙張(+便利貼)，因為可以隨意寫、還可隨意組合；在組合與移動間產生靈光一現；之後，將結果拍下來。還可以用留言轉文字的工具(APP)，隨時錄下重要想法。最後，然後將這些資料加上標籤或關鍵字寄給自己(GMAIL)，方便未來搜尋。

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Google MAIL: GMAIL

GMAIL 密技

技巧	範例	說明
收其他信箱	透過POP3設定	收其他信箱的信，絕對夠大。
回信	-	可用你原收件信箱當寄件人
貼上標籤	可將信 自動或手動貼上標籤	可以是多個標籤
		標籤可以被加上顏色
		搜尋時 label:分類1 label:分類2 label:…
會話功能	-	會自動將相關聯信件串聯起來
GMAIL+	原來是 aaaa@gmail.com , 可用 aaaa+shopping@gmail.com	給其他人不同的電郵編法，方便自動分類；尤其是給網購業者
星星	-	表重要、待辦、...

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Google 行事曆: calendar

• 可匯入其他的行事曆(同步)，如outlook
• 可分享行事曆給特定人
• 可拆分成多個行事曆，如工作用的；玩樂用的

原則19：事前做註記，有助於之後的情境轉換。
原則20：將情境相似的工作安排在一起。
原則21：整合工作與生活，但別再妄想兩者達到平衡。

我們常工作到一半，被打斷；或行程很緊湊，若能事先加先註記要進行的工作，將會容易轉換情境。然後，試著減低各式電子產品的中斷干擾或不停的上E-MAIL、FB、YOUTUBE。最後，每天給自己一段，單純的自我思考時間。不要被打擾，空出時間給自己。

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你無法預測未來，但你可以先辨識前方路標；
具備熟練的資訊整理技巧，你將有更多心思與精力放在當下。

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